Várias empresas operam sob a percepção de que o gerenciamento de projetos bem-sucedido envolve trabalhar mais, quando na verdade significa trabalhar de forma inteligente.
Existem alguns princípios básicos que são verdadeiros para qualquer processo de equipe nos negócios, mas que as pessoas tendem a esquecer no futuro, conforme aumenta a complexidade das tarefas e projetos.
Mas não importa o quão complexo seja um projeto, se você mantiver esses fatores de sucesso do gerenciamento de projetos em mente, os membros da sua equipe e supervisores podem se comunicar com eficácia, ser mais eficientes com seu trabalho e obter aprovação mais rápida, sem ter que gastar horas examinando um único item de ação em reuniões.
Idealmente, eles estabelecem a base para qualquer projeto bem-sucedido e, se usados de forma eficaz, podem otimizar todo o ciclo de vida do projeto para entregar a conclusão do projeto em tempo hábil, dentro do orçamento.
Abaixo estão os cinco fatores importantes que foram identificados como sendo os mais essenciais para o gerenciamento de projetos bem-sucedido e a melhoria do gerenciamento de projetos em qualquer organização.
Patrocínio Executivo
Um patrocinador executivo é alguém que tem o “assento da mesa”, mas está desconectado da gestão do dia a dia do negócio. Eles apóiam o projeto com financiamento e recursos iniciais e depois desaparecem até que o projeto seja concluído. Isso definitivamente não é um bom sinal e pode levar ao fracasso do projeto.
O suporte da gerência de alto nível pode ser uma grande contribuição para o sucesso do projeto. Os dados dizem que ter patrocinadores ativos em pelo menos 75% dos projetos terá uma taxa de sucesso de 74%. Como alternativa, as empresas com envolvimento menos ativo do patrocinador relatam uma taxa média de sucesso de 63%.
Portanto, é aconselhável que os patrocinadores se envolvam no projeto desde o início. Esse esforço faz sentido em termos da estratégia geral da empresa.
Contrate pessoas inteligentes
Se você não tiver a equipe certa, as chances de sua estratégia e plano falharem são altas. Portanto, é necessário que a equipe do projeto, recursos especializados, fornecedores e todas as partes interessadas se envolvam ativamente e formem uma equipe dinâmica.
Todas as entidades envolvidas devem ter um compromisso com o grupo, compartilhar uma visão semelhante para os projetos e trabalhar duro para o sucesso global.
Uma liderança inepta ou uma equipe fora de sincronia podem causar grandes danos ao projeto. Portanto, é extremamente importante atribuir às pessoas certas o aspecto certo do projeto e garantir que elas se misturem bem. Cada entidade associada ao projeto deve ter as informações mais recentes sobre o projeto, o que significa que a comunicação deve ser uniforme.
Você também pode usar o software de gerenciamento de projetos para colocar todos na mesma página e usar um repositório central de informações. O software de gerenciamento de projetos não apenas permite que você gerencie as tarefas, mas também define a disponibilidade de recursos essenciais.
Planejamento Inteligente
O planejamento abrangente é importante, pois define um projeto para o sucesso desde o início.
O planejamento ajuda a equipe a cumprir prazos, a se organizar e a saber para que direção o projeto está indo. Ele mantém a equipe do projeto focada, no caminho certo e mantém as partes interessadas cientes do andamento do projeto.
Existem inúmeros benefícios de um planejamento inteligente. Uma escala de tempo confiável e realista pode ser criada. Estimativas de custo precisas e oportunas podem ser produzidas, o que produz uma documentação clara de marcos e resultados, tornando as coisas muito mais fáceis conforme o andamento do projeto.
Use um software de gerenciamento de projetos que ofereça um cronograma completo de arrastar e soltar. Para que você possa construir um plano de projeto de forma rápida e eficiente e estabelecer uma data precisa para encerrar o cronograma.
Incentive a comunicação aberta
Ao trabalhar com cronogramas rigorosos, é importante que a equipe se mantenha bem informada sobre as informações minuto a minuto. Se surgir um problema em uma parte do projeto, ele também pode impactar negativamente outras partes. A comunicação é a melhor maneira de prevenir a ocorrência de tais problemas.
A boa comunicação também inclui ter uma ideia sobre quando NÃO. Uma equipe de projeto nunca deve prometer nada que não possa cumprir. Não há problema em dizer não no início, pois isso pode evitar muitos problemas desnecessários posteriormente. Não faça falsas promessas, sempre seja honesto sobre o que você pode fazer e o que não pode.
Gerenciamento de risco cuidadoso
Às vezes, as coisas podem sair do plano se uma situação miserável inevitável e repentina, como um recurso principal cair, quebrar o servidor, etc. Portanto, é aconselhável produzir um registro de riscos com planos de ação que o projeto pode enfrentar. Certifique-se de que este registro de risco esteja acessível a todas as partes interessadas. E também certifique-se de que eles estão bem cientes de onde encontrá-lo.
Isso dará à equipe confiança ao enfrentar os riscos do projeto. E também ajudará os clientes a se sentirem confortáveis com o andamento do projeto. Ter um banco de dados central online de informações sobre o projeto pode ser vital para o sucesso do projeto. Porque garante que você não perca o ímpeto durante o projeto.
Resultado
Compreenda os principais fatores que irão melhorar a satisfação do cliente e o desempenho dos membros da sua equipe e incorpore as medidas apropriadas de acordo. Isso melhorará seu projeto e criará um relacionamento melhor com seus clientes e partes interessadas.